La Gestion Electronique de Documents (GED) ou encore GEIDE (Gestion Electronique de l'Information et des Documents Existants, en anglais DMS), est un système informatisé d'acquisition, de classement, de stockage, et d'archivage de documents. Par exemple, la numérisation en masse de documents physiques est un bon exemple d'utilisation de la GED.
Afin de classer et de retrouver des documents par pertinence, les logiciels GED font appel à des algorithmes très puissants.

Notre logiciel ARCHIVA est un système de suivi et d'organisation de documents (textes ou images) vous permettant de gérer, classer, suivre, répondre, et archiver vos documents reçus et envoyés. Il s'adresse à tout type de structure (PME-PMI, professions libérales, organismes publics, cabinets ...).

ARCHIVA permet :
  • de partager vos documents entre vos ordinateurs.
  • de classer par mots-clés et/ou par dossier les documents numériques.
  • de retrouver et consulter facilement vos documents.
    1. L'indexation

    L'indexation constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation. Cette indexation entraîne automatiquement le référencement du document au sein de la base de données du serveur central. On peut distinguer deux types d'indexation :

    • Indexation par type : description formelle du document en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc) dont le vocabulaire est standardisé afin de permettre leur utilisation par le plus grand nombre d'outils de recherche.
    • L'indexation par concepts ou mots-clés : vise plutôt le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche. Les termes qui apparaissent le plus souvent seront recensés.
    2. Recherche de documents

    Afin de retrouver rapidement un document, deux types de recherche multicritères sont possibles. La première porte sur les propriétés du document et ses index métiers: auteur, date de création, de révision, taille, numéro de facture... La deuxième est une recherche en texte intégral (sur le contenu du document). Le système de GED permet un affichage écran ou une impression complète du document restitué.

    3. Classement des documents

    L'intégration d'un plan de classement documentaire dans une solution GED permet de retrouver ses documents d'une manière formalisée. La solution Archiva propose une arborescence type Windows à plusieurs niveaux pour retrouver aisement les documents classés. Un telle fonctionnalité permet également de gérer des dossiers.

Les avantages de ARCHIVA:

  • Un produit né d’une expertise
  • Issu de plusieurs années d’expérience des projets d’archivage
  • Appuyé par une écoute constante des tendances du marché et des besoins clients grâce aux missions de conseils
  • Une architecture Open Source
  • Pas de coût de licence du serveur de base de données
  • Une ergonomie simple (tous les modules s'utilisent comme un site web ordinaire) permet un gain de temps sur la formation aux logiciels et le personnel est immédiatement opérationnel.
  • Possibilité de déploiement interne totalement libre
  • Technologies ouvertes offrant la possibilité d’une prise en main complète par l’informatique interne du client, mais dont le guidage et les évolutions restent aux mains d’experts du domaine
  • Une couverture fonctionnelle complète
  • Archiva est entièrement développé en langage objet et propose des briques réutilisables pour monter rapidement des interfaces de GED spécifiques
  • Un prix global de la solution extrêmement compétitif
  • Une proposition d’assistance pour un suivi régulier de vos applications.
Plateforme
  • Gestionnaire de base de données : MySQL 5.0 et ultérieur
  • Serveur d’application : Tomcat 5.0 et ultérieur
  • Langage de programmation : Java
  • Configuration matériels
  • Le Poste serveur OS:Windows Serveur/XP/Linux
  • Memoire Vive (Ram): Minimum 2 Go recommandé 4 Go
  • Disque Dur: Minimum 320 Go en RAID 5 recommandé
  • Le Poste de travail

  • Ordinateur Pentium Centrino 1.7 GHZ
  • Minimum 1 Go recommandé 2 Go
  • Microsoft Windows XP Pro, Vista Pro, Windows 7, Linux
  • Disque Dur : 40 Go